Il est souvent nécessaire d’envoyer les confirmations et rappels de rendez-vous aux deux parents d'un enfant, notamment lors de gardes partagées.
Chaque parent peut également avoir à remplir un formulaire santé ou accepter une décharge pour le rendez-vous de leur enfant.
Par ailleurs, un client peut être amené à réserver un rendez-vous pour un membre plus âgé de sa famille qui serait moins à l'aise avec la technologie, par exemple.
Pour répondre à tous ces cas de figure, il est possible d'associer un ou deux parents à la fiche d'un enfant, ainsi que plusieurs personnes responsables d'un autre client.
C'est ici qu'intervient la fonctionnalité des Relations.
Pour ajouter une relation au profil d'un client, suivez les étapes ci-dessous :
1. Cliquez sur Clients
2. Recherchez et sélectionnez le client dont il est question
3. Cliquez sur Relations
4. Cliquez sur + Ajouter
Une nouvelle fenêtre pop-up s'affiche, vous permettant de choisir :
5. Un client existant de votre liste en le sélectionnant dans le menu déroulant ou
6. Une nouvelle fiche client à créer en cliquant sur le +
7. et 8. Définissez la relation qui lie les deux clients
9. Choisissez si le client sélectionné est parent ou proche aidant et s'il doit être inscrit comme contact principal du client lié.
En cochant la case du parent ou proche aidant :
10. Une série d'options additionnelles apparait vous permettant d'inscrire le client comme contact principal du client lié, ainsi que de préciser les permissions à lui attribuer.
Gérer les rendez-vous et les formulaires : Permets au client en question de prendre, modifier ou annuler un rendez-vous pour le client lié, ainsi que de remplir des formulaires pour ce dernier.
Recevoir les communications : Permets au client de recevoir les notifications, les rappels et toute autre communication relative aux rendez-vous du client lié.
Recevoir les reçus et les factures : Permets au client de recevoir les reçus d'assurance ainsi que les factures payées ou à payer, relatives aux rendez-vous du client lié.
11. Au besoin, renseignez des notes pertinentes à la relation entre les deux clients
12. Sauvegardez les modifications en cliquant sur Enregistrer
Un seul profil, parmi les relations associées à une personne à charge, peut être le contact principal.
Pour en découvrir davantage au sujet de cette fonctionnalité, cliquez sur le lien suivant qui vous expliquera comment Définir les options d’un parent ou d'un proche aidant pour un rendez-vous spécifique