Lorsque vous annulez un rendez-vous, vous pourriez vouloir le conserver à l’horaire, ou donner une raison à cette annulation à votre client. Pour cela, veuillez suivre ces quelques étapes:
1. Cliquez sur le rendez-vous en question dans votre horaire
2. Cliquez sur l'icône en forme de Poubelle, en bas à droite dans la fenêtre du rendez-vous, ou bien sur celle qui apparaît directement dans le rendez-vous à l'horaire
3. Choisissez la Raison de l’annulation du rendez-vous dans la liste déroulante et si vous souhaitez donner plus de détails, vous pouvez le faire dans la case en dessous
4. Cochez la case Rembourser les paiements (si vous le souhaitez) si un paiement avait déjà été effectué d'avance
5. Cochez la case Garder à l’horaire (si vous le souhaitez). Si vous ne cochez pas cette option, sachez qu'il sera toujours possible d'afficher les rendez-vous supprimés en cliquant sur le bouton Préférences situé tout en haut de votre agenda > Avancé > Afficher les rendez-vous supprimés
6. Cochez la case Partager la raison au client (si vous le souhaitez). Votre Raison de l’annulation indiquée plus haut, sera alors incluse dans le courriel de notification d’annulation du rendez-vous que recevra le client
7. S'il y a lieu, choisissez si vous voulez Annuler ce rendez-vous seulement ou Annuler ce rendez-vous et les récurrences futures.
Voici alors comment le rendez-vous annulé apparaîtra dans votre agenda, si vous avez choisi de le Garder à l'horaire:
Veuillez noter que si vous conservez le rendez-vous annulé à l’horaire, cela n’empêchera pas la plage horaire d’être de nouveau disponible en ligne. En effet, la fonction « Quand un client annule un rendez-vous, rendre l’heure de rendez-vous disponible aux autres clients automatiquement » ne s’applique qu’aux annulations effectuées par le client, et non à celles faites par vous ou par votre équipe à l’interne.
Pour éviter qu’un autre rendez-vous soit pris à cette heure-là, vous pouvez soit bloquer la plage en y inscrivant un rendez-vous personnel, soit la rendre indisponible en ligne depuis vos disponibilités.
Et un exemple du courriel envoyé au client si vous avez choisi de Partager la raison au client:
