Voici les étapes à suivre pour configurer vos salles afin que GOrendezvous puisse les gérer automatiquement.
Avant de débuter, assurez-vous de configurer votre lieu ou vos lieux de travail.
Ajouter une salle
1. Cliquez sur Paramètres
2. Cliquez sur Entreprise
3. Cliquez sur Salles
4. Cliquez sur Ajouter un salle
5. Entrez un nom à la salle
6. À l'aide du menu déroulant, choisissez à quel lieu se situe cette salle. Par exemple, la salle 1 serait rattachée au bureau qui se situe à Montréal et qui est le bureau principal.
7. Spécifiez quel est le statut de la salle. Par exemple, si la salle est en rénovation, vous pourriez mettre le statut Hors service, car inutilisable pour le moment.
8. Cliquez sur Enregistrer
Afin que les rendez-vous soient automatiquement associés à une salle disponible, vous devrez associer vos salles à vos services et/ou à votre horaire de travail.
Comment associer un service à une salle
Étape facultative : Par exemple, si vous avez deux salles dans lesquelles il y a de l'équipement particulier, comme des aiguilles, vous pourriez aller préciser que les services d'acupuncture doivent se donner uniquement dans les salles 1 et 2.
Si vous ne voulez pas spécifier de salles par service, vous pouvez vous rendre à la prochaine étape : Associez une salle à votre horaire de travail.
Allez dans les options de vos services sous Paramètres > Employés et services > Services > Sélectionnez le service désiré
9. Mettre Oui à l'option "Je veux spécifier dans quelle salle ce service peut être offert"
10. Sélectionnez dans le menu déroulant toutes les salles que vous voulez attribuer à ce service
11. Cliquez sur Enregistrer en bas de la page
Comment associer une salle à votre horaire de travail
Étape facultative : Par exemple, si vous n'avez pas accès à vos salles en tout temps, vous pouvez indiquer quand vous pouvez utiliser certaines salles :
1. Cliquez sur Disponibilité
2. Cliquez sur une plage bleue de disponibilité
3. Dans le champ Salles, sélectionnez la salle ou les salles que vous pouvez utiliser pour cette plage horaire
4. Cliquez sur Enregistrer
5. Cliquez sur J'ai terminé
Vous pouvez utiliser cet horaire hebdomadaire comme horaire récurrent par défaut, ou le copier à d'autres semaines pour éviter de devoir spécifier les salles à chaque semaine.
Différents scénarios :
Scénario A:
Une clinique de massothérapie avec 5 massothérapeutes qui se partagent 3 salles.
ACTION : Associez les 3 salles à chacun des services des massothérapeutes.
RÉSULTAT: Le système proposera des disponibilités de rendez-vous en fonction des disponibilités des salles. Disons que 3 massothérapeutes ont des rendez-vous réservés le lundi à 9h, cela signifie que toutes les salles sont occupées. Donc, aucune plage de disponibilité ne sera affichée le lundi à 9h, même si les deux autres thérapeutes sont disponibles.
Scénario B:
Une clinique multidisciplinaire avec plusieurs salles dont deux sont réservées pour les services d'acupuncture. Il y a deux acupuncteurs, Jean qui travaille à temps plein et Marie à temps partiel seulement le jeudi et le vendredi. Jean veut utiliser les deux salles lorsque sa collègue ne travaille pas.
ACTION: Associez les services d'acupuncture de Jean et Marie aux salles réservées à ce service.
Dans l'horaire de travail de Jean, attribuez deux salles (ex: salles 1 et 2) le lundi, mardi, mercredi et une salle (ex: salle 1) le jeudi et vendredi.
Dans l'horaire de travail de Marie, attribuez l'autre salle (ex: salle 2) le jeudi et vendredi.
N.B.: Vous devez indiquer que Jean peut voir 2 clients en même temps pour ses services d'acupuncture.
RÉSULTAT: Le système pourra réserver 2 clients en même temps dans deux salles différentes pour Jean le lundi, mardi et mercredi. Le jeudi et le vendredi, Jean et Marie auront chacun leur salle.